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印刷物発注の手間とその軽減について

執筆者: 伊藤 隆文   2020/03/18

Stressed businesswoman sitting in front of computer in the office

日常的に販促物や印刷物の発注をされている方は多いと思います。頻度が稀であれば、さほど気にならなくても、毎日のように手配されている方にとっては大きな負荷になっているというケースもあります。一言で印刷発注と言っても、どのような部分で悩みや課題を抱えているかは人によって違ってきます。

今回は印刷物の発注工程を細分化し、それぞれの段階別に課題解決のヒントをお伝えしていきます。

販促物・印刷物の発注システム  スプリント for Biz(スプリントフォービズ)


段階別の課題の分類

では、段階別の課題をまずは分類してみましょう。大きく分けて、

  • 発注前工程の課題
  • 発注作業そのものの課題
  • 発注後工程の課題

に分類できます。それぞれの工程別にどのような課題があるかを考えてみましょう。

 

発注前工程の課題

印刷発注の前工程で想定される課題についてまずは分類してみましょう。

  • 発注仲介作業(とりまとめ)の課題
  • 発注に承認や稟議が必要でそのとりまとめの課題
  • 印刷物の発注に対し必要な情報不足
  • 発注先選定の課題

大きく上記の課題が上げられるのではないでしょうか。

発注仲介作業(とりまとめ)の課題

印刷物の発注でよくある厄介な課題が発注仲介作業(とりまとめ)です。特にBtoC企業(飲食店やフィットネス、学習塾等)などで店舗を持つ企業に多い課題です。具体的に言うと、店舗で必要な印刷物を本部の担当者に依頼し、それを発注するという仲介業務です。店舗が多ければ多いほど、また頻度が高ければ高いほど本部の手間は大きくなります。

また、依頼の都度発注するケースもあれば、店舗に必要部数を募り、取りまとめて全体の発注をするというケースもあり、さらに面倒になります。そのような課題を抱える担当者様に、次のようなおすすめの解決方法があります。

発注のシステム化

上記の課題については、発注を仲介する担当者がすべての手配をするところが大きな負荷となります。これを解決するのが、「発注自体を店舗側で行うようシステム化する」という方法です。

具体的には専用の注文画面から店舗で発注できるようにするということです。これにより、発注そのものの負荷は大きく削減できます。

また、発注の前段階でデザイン制作や修正のやりとりが発生するケースも多いのではないでしょうか?例えば、居酒屋の新メニューを制作する際は、商品開発担当からクリエイティブ部門へ料理写真の色や説明文に対しリクエストがあったりと、細かいやり取りが複数回存在します。その場合、デザインの確認をする担当者が複数存在し、全員の承認が必要な場合も多いと思います。こういったやり取りをメールで行うと煩雑で非常に取り回しが難しくなります。このような場合の解決方法についてもご提案いたします。

【参考ブログ】

多店舗にまたがる印刷物の「発注」「経理業務」を圧倒的にラクにする方法

 

デザイン制作・修正の効率化

デザイン制作・修正については、関係する担当者が多くなることで取り回しに苦労することがあります。このような場合、校正のやりとりをシステム化することで効率化が可能です。専用のシステムがおすすめです。

【専用システム】

また、上記のような校正システムを使うほど複雑ではない場合でも、メールを軸としたやり取りでは、少し手間がかかります。そのような場合、案件を基軸とし、課題を立て、同一のスレッド内で管理する「制作管理ツール」が弊社提供のシステム「Suprint for Biz」です。

一方で、制作・修正のやり取りそのものを軽減する方法もあります。デザイン修正の多くが一部の文字修正や店舗名の修正であるケースは多いです。この場合、「自動組版」の利用をおすすめします。

「自動組版」を利用することで、ベースとなるデザインを保持しながら、変更したい箇所をブラウザ上で編集できるようになります。これにより、発注者自らデザインの修正対応が可能なため、やり取りの手間を大幅に軽減できます。

発注に承認や稟議が必要でそのとりまとめの課題

店舗から印刷物を直接発注することで、発注の手間は大きく軽減しますが、店舗からの発注は多くの場合、上席や本部での発注内容の承認が必要なことがあります。通常、このような案件の承認は、メールで個別に依頼したり、稟議書を都度作成したりと手間がかかる場合が多いです。

そのため、せっかく発注できても別途これらの依頼をする必要があり、二重、三重の手間が発生してしまいます。この問題もシステム化で解決が可能です。発注と同時に承認依頼を当該の担当者に送ることができるため、別途メールを送ったり、稟議をあげることが不要になります。

【参考ブログ】

承認フローをシステム化して名刺・販促物の発注管理をカンタンに!

 

 

印刷物の発注に対し必要な情報不足

印刷発注で厄介なのが、専門知識が必要な点です。最近はウェブプリントが主流となり、初めて発注する方でもわかりやすくなってきてはいますが、まだまだわかりづらいことも多いです。

印刷の発注に必要な情報は「サイズ」「用紙」「色数」「加工」「部数」です。この情報をあらかじめ用意し、印刷会社とやり取りすることで、発注はスムーズになります。また、印刷物に応じて用紙の種類や加工方法などはかなり多くの種類があるため、これらについて詳細を知りたい場合、日頃からよく利用する印刷会社の担当営業に相談するのがおすすめです。

発注先の選定の課題

印刷物を決まった1社に発注しているというケースは意外と少ないのではないでしょうか。それは、コスト面でできるだけ安い会社に依頼したいということもありますし、すべてを網羅的に対応できる会社が少ないということもあるためです。そうなってくると、発注の都度、どこに依頼するかを検討し発注することが必要になります。

コスト面では、確かにメリットがあるかもしれませんが、結果的に発注者の手配にかかる時間など見えないコストが発生している場合も少なくありません。このような場合に、検討したいことが発注先の一本化です。一本化によって手配業務は格段に効率化できます。また、請求処理の手間も大きく軽減できます。

しかし、コスト面はどうでしょうか?確かに複数社を利用する場合より、コストが上がってしまいます。ですが、一本化するという条件で印刷会社に依頼することで、全体のコストを見直せるケースもあります。

印刷コストと間接コストを比較し、自社にあった選定をすることが望ましいです。

発注作業そのものの課題

何度も発注する手間を軽減したい

印刷物を何度も発注するのは非常に手間がかかります。例えば、1か月前に注文した商品をリピート発注したい。あるいは、商品仕様が同じで店舗別のチラシを作りたいといった発注は何とか効率化したいものです。

ネットプリントでは、便利なリピート発注機能を用意しているサイトが多いです。指定の期間内に発注した商品であれば、簡単に発注できるようになっています。

また印刷データは異なっていても、仕様が同一という場合、毎回、用紙や加工を選んで発注するのは、実はかなりの時間の無駄になります。このような場合、弊社の提供するシステムでは、印刷仕様を登録できるため、面倒な仕様の選択を省略できます。

遅い時間の発注

働き方改革が叫ばれる中、残業時間の短縮は大きな課題です。印刷発注業務は、コア業務でない人も多いため、一日の業務の中でも後ろに回され、結果残業が増えるというケースも多いとみられます。

もしかすると発注の方法を見直すことで、軽減できる可能性もあります。例えば、発注担当者が店舗や他の担当者からの依頼を受けて発注を代行している場合、発注そのものを店舗に委譲することができます。

発注後工程の課題

案件の進捗管理

案件の手配が完了しても、なかなか安心できないのが印刷発注です。データに不備はないか?納期は大丈夫か?といった不安がつきません。特に印刷物を営業パーソンに依頼している場合、こちらから確認しないと、データ不備がないか、納期がいつになるかなどが見えにくい部分があります。

ネットプリントで依頼した場合、入稿段階、データチェック完了段階、発送完了段階など必要なタイミングでメールが配信されます。そのため、発注者が情報を取りに行く必要がなく、進捗が確認できます。

おわりに

印刷発注には様々な手間が存在します。まずは、自社が抱える手間が上記のどの段階のものなのかを正確に把握することが重要です。そのうえで適切な対応をおすすめいたします。

弊社が提供するシステム「Suprint for Biz」は、これらの課題を解決することに特化したシステムです。まずは是非お気軽にお問い合わせください。

販促物・印刷物の発注システム  スプリント for Biz(スプリントフォービズ)

トピック: 業務効率化, 印刷物, 発注管理

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