管理部門担当者なら名刺をはじめ、販促物の発注のやり取りや購買管理業務が想像以上に大変だと感じた経験があるかと思います。管理すべき企業が増えるほど、社内やグループ会社、本部店舗間の発注内容や発注金額の確認は非常に煩雑になりがちです。
承認フローをシステム化すれば、煩雑な作業も大幅に効率化できるのですが、具体的にシステムの導入を検討したことはありますでしょうか？また、何か名刺や販促物の発注管理を行う際、こんなことを感じていないでしょうか？
- 各店舗やグループ会社、各拠点の購買管理の負担が大きい・・・
- 決済フローが煩雑と感じているが、解決手段がわからない・・・
- 各拠点でどんな印刷物・販促物が利用され、どれだけコストが発生しているか把握できていない・・・
「もっと手軽に名刺や販促物の発注管理を行いたい」という思いがあっても、具体的にどうすれば良いか全く見当がつかないことってありますよね。管理する人の数が増えれば増えるほど、電話やメールだと複数拠点とのコミュニケーションが煩雑になり、「効率化なんてできないのでは？」と思えてきてしまうかもしれません。
購買管理業務を効率化するため購買フローシステムを導入したいと思っても導入費用が高く、断念することもあったかもしれません。しかし、最近は、印刷物に特化するなど部分的な導入もできるようになってきています。
本記事では、名刺や販促物の発注・管理担当者が知っておきたい承認フローシステムを使った発注管理方法についてご紹介します。今後の名刺や販促物の発注・管理のアイデアとしてお役立ていただければ幸いです。
目次
- メール・電話・紙媒体
- メールでログはとれるけど
- 電話で確認・つながらないことも多く
- ＦＡＸ機能的だがコストもかかる
- コミュニケーションの内容
- 名刺
- 販促物
- 部署、拠点の金額負担
- 承認フローをシステム化
- 効率化
- コスト削減
- 管理がラク
- おわりに
メール・電話・紙媒体
図1：一般的な連絡手段の特徴
名刺や販促物の確認業務のため、従来ならメールや電話、FAXなどの紙媒体を用いた連絡手段が頻繁に利用されてきました。それぞれの連絡手段の特徴について押さえていきたいと思います。
メールでログはとれるけど
メールは、ビジネスで最も手軽に利用される連絡手段として非常に便利な側面を持っていますが、タイムリー性がなく多店舗や多人数とのやり取りとなると案件の埋もれや処理漏れが発生するなどのデメリットがあります。しかし、テキスト化されたやり取りは、企業ログとして管理できるというメリットがあります。
電話で確認・つながらないことも多く
電話は、メールと違ってリアルタイムなコミュニケーションを得意としているため、口頭での確実な情報共有ができます。しかし、相手が忙しい場合や席を外していると電話がつながらないことも多々あるので、多店舗への連絡手段として非効率といわざるをえません。
ＦＡＸ機能的だがコストもかかる
店舗数が数百店舗に及ぶ企業であれば、ＦＡＸなどの連絡手段だと想像以上にコストがかかります。仮に、1枚の用紙を200店舗に送信しただけで、200枚のコピー用紙を使うことになります。それに加えて通信費や確実に送付できたのかなどの確認作業といった手間を考えれば、優れた連絡手段としておすすめできません。
コミュニケーションの内容
「名刺」や「販促物」、「部署、拠点の金額負担」の3つの視点から承認フローでやり取りしている内容について確認していきます。
名刺
4月や9月は、新入社員の入社、人事異動や昇進、役職変更など、機密情報のやり取りが増えがちです。そのため、本部・総務部は、発注内容の確認や制作物の確認、決済承認など、多忙をきわめることになります。特に、この2ヶ月は、作業が煩雑化しやすいため、かかったコストについて可視化するためにも、システム化が必要となります。
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販促物
会社の売上をアップするためには、毎月に何度も独自で印刷物を作る必要があります。業界によっては、毎日販促物の制作に追われている企業もあるでしょう。1枚の広告を作成するだけでも、ロゴの色やキャラクターの配置、基本的なフレーム、テキストのフォント形式、訴求力を高めるイラストなど企業ごとに統制をとることに非常に苦労しているかと思います。
また、医薬品や、健康食品を取り扱っている企業では、広告表記が薬機法に触れないが厳正なチェックが必要です。他にも、過度に消費者に期待させる表記について景品表示法違反にならないかの確認業務も管理者にとって負担になってきます。これだけのことをこと細かく管理していくには、承認フローシステムの力を借りなければ、今後のビジネス展開が難しいでしょう。
部署、拠点の金額負担
管理部門担当者にとって、一番手間だと感じるのは購買管理業務です。なぜなら、注文が発生した商品を会計的に各部署や各拠点、グループ会社へ費用負担・配賦を行わなければいけないからです。従来なら、その連絡手段として、メールや電話、ＦＡＸなどのアナログ的な手法で集計されていたため管理業務が煩雑となる原因となっていました。
承認フローをシステム化
名刺や販促物の承認フローをシステム化すれば、どんなメリットがあるのでしょうか？そのメリットをいくつかご紹介します。
図2：承認フローをシステム化によるメリット
効率化
承認フローをシステム化すれば、他のグループ企業との連携が1つの管理画面から行えるため、従来よりもコミュニケーションがラクになります。また、本社から支店への1対多のやり取りが「見える化」されます。
様々な用途で使うメールでは、新規のメールを受信すればするほど大切な情報が埋もれてしまいますが、承認に特化したシステムでは、管理、やり取りに無駄が生じません。承認フローも多段階（多段階例：店舗発注者→ＳＶ→マーケティング本部など）による体制をとっている企業では、承認システムを導入して効率的に管理した方が従来よりも情報連携がスムーズなものになるでしょう。
コスト削減
コミュニケーションコストの削減はもちろん、商品の発注フローをシステム化すれば、必要外のムダな発注を防ぐことができます。また、ＦＡＸを使っていれば、紙のコストも削減できます。
管理がラク
名刺や販促物の決済承認や購買管理をシステム化すれば、各フローで発生する承認業務のログの管理が手軽にできます。これにより、必要な時に必要なタイミングで、ＣＳＶ形式でログデータが出力できるため、商品名や発注金額、請求の割り振り、注文分析もカンタンにできます。
おわりに
発注金額の管理業務や制作物の承認作業といったコミュニケーションにかかる間接コストは、見えない（見えずらい）コストとして、いまだに投資がされにくいです。しかし、現在、ＩＴ技術の発展によって費用対効果に大きな注目が集まるようになり、承認フロー業務も大幅に改善されつつあります。
そのため、承認フローシステムを導入する企業と導入しない企業では、その差は歴然としています。社内のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を一元管理できるプラットフォームを導入することは、従業員のモチベーションアップにも大きく影響を与える重要な事柄です。
もし、名刺や販促物の決済承認、購買管理、コミュニケーション手段を改善し、管理部門担当者として、優れた業務環境を作り上げていきたいお考えなら、名刺・封筒事務印刷、販促物の注文管理ができる、「スプリントフォービズ」の導入を検討してみてはどうでしょうか？ 低コストで業務の承認フローをシステム化できます。
