全店舗に在籍する社員の名刺管理業務を会社から任されたとき、あるシステムを導入すれば、誰でも手軽に名刺データの管理ができます。また、あるシステムの機能を最大限使うことで、制作物の確認作業ができます。修正があった場合でも従来よりも安全な環境で効率良く名刺データを取り扱うことができます。
皆さんは、名刺の発注管理について、どれくらいの知識をお持ちでしょうか？また、どのようにすれば、効率よく安全に名刺の発注ができるかご存知でしょうか？
- グループ会社が多く名刺管理に膨大な手間が発生し、困っている・・・
- 名刺作成後の請求書の管理が複雑化し、いつミスが起きてもおかしくない・・・
- 名刺をしたものの上手く確認がとれず、役職の間違った名刺を作成してしまい無駄になった・・・
「こんな風に作成したい」という思いがあっても、実際はどのように名刺を作成することが正解なのか分からないというのが本音ではないでしょうか。今後も事業規模の拡大と同時に、従業員数の増加が見込まれる企業であれば、できるだけ早急に名刺の発注管理業務について見直した方が良いでしょう。
本記事では、名刺管理担当者が知っておきたい名刺データの発注管理方法をご紹介します。また、どんなシステムを使って名刺管理を行っていくのかについても触れていきたいと思います。今後の名刺管理・グループ会社との確認作業の際、このアイデアをお役立ていただければ幸いです。
目次
社内メンバーの名刺管理による問題点
一般的に名刺管理業務の担当者は、どんな問題を抱えるのでしょうか？まずは、問題点について明確化し、解決すべき事柄について整理していきたいと思います。
名刺を作成する上で発生する業務の手間
従業員数が数十人程度の中小企業であれば、名刺を作成する上で、それほど大きな手間は発生しないでしょう。しかし、企業規模も大きく、従業員数も数千人、グループ企業も含めれば数百店舗に及ぶ会社の名刺管理業務を正確に行うためには、各グループ会社とのやり取りが必要になります。また、場合によっては、グループ会社個人からの依頼などで名刺管理業務が煩雑化してしまうこともあります。全社員の名刺管理を担当する者にとって、普段の業務もこなしながら、名刺管理をしていくことは、想像以上に大変なことです。
名刺管理で便利な自動組版・承認システムとは?
上記のような問題を解決するためにも、「自動組版」による承認システムの導入を検討してみてはどうでしょうか？自動組版とは、一体何なのか、承認システムとは、どのような仕組みなのかについて解説します。
自動組版とは?
図1：自動組版の仕組み
ある特別なシステムを用いることで、自動的にレイアウトを作成し、事前に取り決めした規格にもとづいて、イラストやテキストを出力し、名刺の作成や販促物の作成を行うことを自動組版といいます。自動組版によって既存のフォーマットをシステム化し管理するという方法は、優れた選択肢として注目されています。
どんなものが自動組版できる？
すべての販促物や名刺管理の作成に、自動組版が向いているというわけではありません。名刺管理や販促物の広告作成の際、基本的なフォーマットに変更がないのであれば、自動組版を利用することで、データ管理業務、作成業務の効率化が可能です。しかし、作成する名刺や広告などの販促物ごとに、テキストデータやイラストデータの配置が変わり、完成後の成果物が大きく異なるなどの理由からテンプレート化することが難しいということであれば、自動組版は、向いていません。
自動組版は、数百人の人事異動命令によって急きょ、新しい名刺を作成しなければならない場合や販促物を作成する際、決まったフォーマットがあり、そのルールに従って広告を作成する場合に利用できます。そのため、成果物を作成する過程で、テンプレート化できる作業があれば、自動組版の導入ができます。
データ制作を各拠点・店舗などの担当者に権限移譲
名刺を作成する際、自動組版を導入すれば、名刺を作りたい各担当者が、ブラウザ上で仕上りを確認しながら、納得いくまで名刺データを編集できます。今までなら名刺発注担当者が、制作担当者に制作指示をした後に、名刺イメージを作成していました。
ただ作成しただけでは、名前や役職の記載ミスが発生するため、ここで各担当者に確認作業を行います。確認後、問題がなければ、正式に名刺を作ります。自動組版を使えば、これらのプロセスをすべて省略し、各担当者が自分の作りたいと思う名刺を各々の判断で作ることができます。
メール・電話のやり取り✕、承認システム〇
図2：承認システムの仕組み
名刺データの管理方法として、電話やメールを利用すれば、作成した名刺データの原稿内容についてミスがないかやり取りできますが、承認システムを使うことで確認作業を効率化できます。各企業のシステムによってサービス内容が異なりますが、「管理者が印刷物の内容をチェックし承認した上で発注できる」承認システムが導入されていれば、制作物をメールで送付後、電話で詳細を確認するなどの確認作業を行わなくても、ブラウザ上で詳細が確認できるため、問題なければ承認し、そのまま発注作業に入れます。一方で、修正点があれば、名刺の制作者にブラウザ上で修正点を具体的に提示し、迅速な対応が要求できます。
制作物の作成者も成果物が承認されたのか、否認されたのか、管理画面上で承認フローを一元管理できるため、従来よりも管理業務が楽になります。
そして、社内の昇進などの機密情報を安全に取り扱う観点からも、やり取りに電話やＦＡＸ（名刺紙面の確認）などでは人事発令前に情報が漏れる可能性がありますが、システム内のやり取りであれば漏れにくいといえます。
自動組版を導入するメリット
自動組版を導入すれば、どんなメリットが得られるのでしょうか？導入メリットについて解説します。
制作時間を短縮できる
自動組版は、制作過程で発生する既存のフォーマットをテンプレート化できるため、制作時間を短縮できます。今まで、決まりきった既存の過程を、ゼロから制作する必要がなくなるため、自動組版を導入する最大のメリットともいえるでしょう。
制作物の品質が均一に保たれる
名刺紙面の体裁ルールをシステム化することで品質が均一化されます。同じ制作過程でも、テキストの位置やイラストの表示のさせ方によっては、制作物の品質の統一がとれなくなることがありますが、テンプレート化されていれば、制作物の品質が均一に保たれます。
人為的ミスを防げる
自動組版を導入し、承認作業も含めてシステム化すれば、制作過程で発生する人為的なミスを防ぐことができます。すべてをシステム上でやり取りするため、指示出しの仕方も具体的になり、お互いの意思疎通の連携が明確に図れるようになります。
おわりに
いかがだったでしょうか。今回は、全社員の名刺管理担当者が知っておきたい名刺の発注管理方法についてご紹介しました。
自動組版システムを利用することで、名刺データの制作業務や承認作業をブラウザ上で一元管理できます。ぜひ、システムの導入を検討してみてはどうでしょうか？
