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煩雑になった販促物のデザインデータを楽に管理する方法とは?

執筆者: 中野 杉人   2017/12/18

データ管理

デザイナーは、広告担当者や商品の販促・販路拡大を仕事とする広告担当者にとって、イラストを色鮮やかな色彩を用いてデザインとしてアウトプットしてくれる会社にとって必要な存在です。

しかし、どれだけデザイナーとして信頼していても介護や妊娠、子育てなどのライフイベントによって、突然退職してしまうかもしれません。もしかして、デザイナーにデータの管理を一任した結果、こんなことに困っていませんか?

  • デザイナーの仕事は、全く分からないため何も情報連携をとっていない・・・
  • 現状の体制まま、デザイナーが突然退職してしまったら、業務の管理ができていないため莫大な損害が出そう・・・
  • デザインデータに、バージョン違いが多く最新データがどれなのか分からない・・・

「現職のデザイナーがいなくなっても、仕事に支障が出ないようにデータの管理を徹底していきたい」という思いがあっても、実際はどのようにデザインデータを管理したら良いのか分からないことが多いのではないでしょうか。

本記事では、管理部門担当者が知っておきたいデザインデータの管理方法をご紹介します。正しい管理方法を理解すれば、デザイナーが不在の状況でも必要なデザインデータを探し出し、ベストなタイミングで利用することができます。今後のデザインデータの管理方法としてアイデアにお役立ていただければ幸いです。

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目次

 

一般的な販促物の管理方法

通常、企業では、販促物のデザインデータをどのように管理しているのでしょうか? デザイナーのデータ管理方法について考えることで、後に続く問題に適切に対処できるようになります。

デザイナーのデータ管理方法

様々な会社で頻繁に見聞きするのは、社内で働くデザイナーに、データの管理を一任しており、特定の販促物のデザインデータが必要な時は、デザイナーを通じて取り出してもらうという方法です。

管理部門担当者の方で、イラストレーターやフォトショップなどのデザインソフトの使用経験のない方ほど、上記のような一任する形式の管理方法になりがちなので注意が必要です。

 

デザイナー退職後、発生する問題

もし、デザイナーが会社を辞めてしまったら、どんな問題が発生するでしょうか? 先ほどの管理方法から考察できる問題点をご紹介します。

デザイナーの退職、休職に対処できない

社内で働くデザイナーも毎日必ず健康的に出社してくるとは限りません。風邪や腹痛など病気や怪我になってしまうこともあるでしょう。女性デザイナーであれば、妊娠や出産、育児、子供の送り迎えなど、色々な理由で早期退社しなければいけないこともあるでしょう。万が一、休職してしまったら、デザイン業務が完全にストップしてしまいます。

過去のキャンペーン・販促データがどれかわからない

他にも、昨年同時期のキャンペーンなどの過去のデータを用いて販促会議を開きたいと思っても、デザイナーがいなければ、どんな印刷物を作ったか、どこにデータがあるか、最終データはどれか、全く見当がつきません。デザイン業務をデザイナーに一任しているのであれば、仮にデザインデータが見つかっても専用のソフトがなければファイルを閲覧できないため、会議も資料不足で上手くいかないでしょう。

 

社内共有サーバーで、販促物のデータを管理する

 
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図1:社内共有サーバーで販促物を管理

 

実は、販促物などのデザインデータの管理においてDAMと呼ばれるシステムを導入すれば、デザイナーが突然退職しても今までのようにファイルの所在ついて全く見当がつかないとったことがなくなります。それでは、DAMシステムの概要やクラウドサービスを使ったデータ管理のメリット、フォルダの整理方法などをご紹介します。

オンプレミスでDAMの導入を検討しよう!

DAMとは、Digital Asset Management(デジタルアセットマネジメント)のことで、画像や写真、動画、画像、音声、文章など、様々なコンテンツを一元管理する概念を表す言葉です。一般的には、デジタル資産管理という言葉で訳されています。イメージとしては、すべてのデザインデータが集約されているデータベースのようなものだと思ってください。デジタルアセットマネジメントを中核として、オンライン上で連携させることで、何か更新があるたびに最新のマスタデータがDAM上に上書きされます。これにより、最新のデザインデータが全社員で共有され好きな時に必要なデータを業務で活用できるようになります。

企業によっては、自社のデザインデータをクラウドサーバ上にアップすることについて非常に抵抗を感じてしまうこともあるでしょう。ちなみに、DAMは、オンプレミスでの運用が可能です。オンプレミスとは、会社が情報システム設備を自社保有することで、自社設備で運用することを表す言葉です。クラウドサービスのように、クラウド上に機密データをアップしなくても、データを社内共有サーバーで管理するため自社情報をクローズ環境で安全に守ることができます。

クラウドサービスでデータ管理するメリット

 

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図2:クラウドサービスのメリット

 

クラウドサービスを導入するメリットとして、下記のことが挙げられます。

  • 社内で作成したデザインデータのアクセス性を向上させる。
  • 社内でデザインデータを手軽に共有できる。
  • 過去に制作したデザインデータの流用性を高める。

上記以外にも、万が一、外付けHDDを破損させるようなことがあっても、クラウド上に安全に販促物がバックアップされるためデータ損失によるリスクに備えることができます。

【整理整頓】フォルダの整理方法

フォルダの管理方法は、デザイナーに一任するのではなく引継ぎなどを意識し、使いやすいフォルダの構築に部署の長も積極的にかかわるべきでしょう。例えば、フォルダが増加するなら名前の横に日付をつけることで、最新のファイルがどれかすぐに判別できます。

また、古い販促物のデータは、「古データ」フォルダにまとめて入れておくことで、後で必要になった時に、参照しやすくなります。

イラストレーター・PDFデータを対の管理に

イラストレーターデータは、いつでも編集可能な便利なデータファイルです。制作後のデータはPDF化し、それぞれが対になるように保存しましょう。PDFとイラストレーターデータを対で管理するのは、わざわざイラストレーターのデータを開かなくても、PDFから販促物を開いた方が早く閲覧できて便利だからです。イラストレーターがインストールされていないパソコンでも原稿の確認がスムーズに終わります。

 

おわりに

いかがでしたでしょうか。今回は、販促物のデータ管理方法についてご紹介しました。過去の販促・印刷データをアーカイブ化して、いつでも利用できるようにしたいとお考えなら、弊社サービスの「スプリントフォービズ」を導入していただければ、販促物・印刷物の編集データや完成データがすべて一元管理できます。必要な人が必要な時に、データにアクセスできるため、デザイナーの退職・休職にも柔軟な対応ができます。

販促物・印刷物の発注システム  スプリント for Biz(スプリントフォービズ)


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トピック: 販促物, データ管理, デザインデータ, 煩雑

 
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