多店舗展開をされている企業のご担当者様、こんなお悩みありませんか？
- リーダーを集めた会議を開きたいが、拠点間が遠く、移動やお金がかかりすぎる。
- 至急の連絡をしたいが、各拠点リーダーの出勤日がバラバラで連絡が取れない。
- ファイルの管理ルールがあいまいでどれを使えばいいのかわからない。共有にも手間がかかる。
事業の拡大で拠点を増やしたものの、人員が増えて、各拠点ごとに運用方法が変わってしまい、管理が追いつかなくなる、なんてことがよくあります。
Googleアプリの機能を紹介
Googleはみなさんご存知のインターネット検索ができるサイトですが、他にもブラウザ上で動く、様々なアプリをアカウントさえ取得すれば利用できます。
作成したファイルやデータはクラウド上に保存されるため、たとえ使っているPCが壊れてもデータが消えることはありませんし、出張先からもネットさえ使えれば、全く同じデータを編集・確認することができます。
今回はその中でもビジネスで良く使われる3つのアプリをご紹介します。
目次
- Googleハングアウトでネット会議
- Googleカレンダーでスケジュール共有
- Googleドライブでファイル管理を徹底
- おわりに
Googleハングアウトでネット会議
Googleハングアウトとは？
GoogleハングアウトはGoogleが提供しているビデオ通話サービスです。
他の似たようなサービスはソフトをインストールしないと使えないものが多いですが、GoogleハングアウトはWEBブラウザ上で利用できるため、面倒なソフトの設定は必要ありません。また同時参加人数の制限もありません。
そしてアカウントを持っていない外部のユーザーもURLさえ送れば、ビデオ通話に参加出来るのも面白い機能です。
Googleハングアウトの活用と注意点
ビデオ通話を使えば、わざわざ一箇所に集まらなくても、会議が可能で、時間の有効活用とコスト削減になります。
ただ注意点として、映像のやり取りはデータの通信量が多いので、無線などの不安定な回線で使うと映像や音声が途切れてしまうことがあります。可能な限り有線で接続をするか、画面上部のアイコンより「帯域幅の使用量を調整」を選択し、動画の品質を調整しましょう。
また、多人数が一部屋で参加するような会議では、通常のWEBカメラだと画角が狭まかったり、音声も拾いづらいかもしれませんので、それぞれネット会議専用のWEBカメラやマイクを用意した方が良いでしょう。
Googleカレンダーでスケジュール共有
Googleカレンダーとは？
Googleカレンダーとは、 Googleが提供しているスケジュール管理ツールです。
パソコンで使用できることはもちろん、 タブレット・スマートフォン用に アプリも提供されているため、デバイスを問わずに使用できます。
また、定例会議などの定期的な予定も繰り返し設定すると、自動的に次回の予定もカレンダーに入力されます。
Googleカレンダーの活用と注意点
Googleカレンダーを使えば、拠点内の勤務表などを作るのはもちろん、予定の共有機能で、会議の予定を瞬時にチーム内で共有ができます。また、予定にファイル添付ができるので、会議資料を事前に配布しておくというような使い方もできます。注意点として、各拠点で運用ルールがバラバラだとスケジュール共有がうまくいかないので、しっかり運用ルールを作成し、徹底するように呼びかけて利用した方がよいでしょう。
Google ドライブでファイル管理を徹底
Googleドライブとは？
Googleドライブは写真や書類など様々なファイルを オンライン上にアップロード・管理できるサービスです。他にも、表計算、スライド、文章ファイルといったものが作成できます。しかも作成したファイルを他の拠点といっしょにリアルタイムで編集することができます。
Googleドライブの活用と注意点
Googleドライブでファイルを管理すれば、各拠点で持っている書式データがバラバラなものを統一したり、写真や動画といった大容量のファイルも、わざわざCDに焼いてやり取りしなくてもすみます。さらに動画などはダウンロードしなくても、Youtubeのようにストリーミングで内容を再生することができるので便利です。
また、ドライブ内で作った表計算ファイルなどは会議で同じファイルを確認、編集しながら話し合いができます。もちろん既存のエクセルファイルなどを変換して、同じように使用することも可能です。
注意点として、無料で使える容量が15GBとなっていますので、大きなファイルはアップしないようにしたり、使用容量に注意しましょう。
それから、アップしたファイルを共有して閲覧はしてもらいたいが、編集はしてもらいたくない、といった場合は共有権限を変更すれば大丈夫です。
おわりに
Googleアプリは他にも翻訳や画像検索など様々なサービスが提供されています。それぞれ別なサービスを利用するより、一つのアカウントで利用した方が初期設定などの面倒がなく、サービス同士の連携もできるので利便性も上がります。
最後に運用する際のコツとして次の二点をおすすめ致します。
- アカウントは施設ごとに取得する
- 最初に運用ルールを明確にする
全て一つのアカウントで管理してしまうと、カレンダーの共有機能やドライブの共有権限などがうまく管理できません。なるべく、一つのブランド、施設ごとにアカウントを取得するとよいでしょう。
また、最初に運用する際にしっかりルールを決めて始めないと、それぞれの施設で勝手にルールを作ってしまい、運用がスムーズに進まないので、事前にしっかりルールを決めてから始め、多拠点のやり取りを円滑にしましょう。
