販促物のデザイン作成や、発注業務に携わる業務担当の方にとって、データを適正に管理することは悩みの種ではないでしょうか。自社のデータ管理方法は正しいか、もっと良い管理方法はないものかと、日々頭を抱えている方は少なくありません。
よくある話では該当データがすぐに見つけられなかったり、古いデータを誤って印刷してしまったりするのでなんとかしたいというご相談があります。複数人が携わる業務のため難しい問題ですが、自社にあった適正な管理方法は必ずあるはずです。
自社に適した管理を目指すには「管理」の意味を知る必要があります。
英語では“management”、“control”があり、管理者は常に監督ができて、不測の事態が起きても制御・操縦ができる状態を指します。ビジネスシーンでは、いつでも保管したデータを活用できる環境こそが理想的といえます。
理想的な環境が整えば無駄な業務時間は短縮され、より有意義な時間を生み出すことができるはずです。それぞれの組織に適した環境をつくるために、効果的な課題解決策をいくつかご紹介いたします。
目次
データ管理の課題
種類が多すぎてデータが見つからない
昨今では顧客が商品・サービスに触れるコミュニケーションチャネルは多岐にわたり、販促物の種類は商品の数よりも多くなってきています。販促物を作成する際に多種類のデータを一元管理できていないと、だれがいつ使用したデータであるか、第三者が判別できないことがあります。
例えば必要なデータを探そうとしても、複数の似た絵柄の中から間違い探しのように正解を見つけ出さなければならず、担当者は苦痛な作業を強いられます。
増え続ける古いデータ
データは更新されます。例えばBtoBの企業では、展示会の開催告知をダイレクトメールで行うことがあります。開催される会期や会場など、その都度変更になる情報枠は毎回内容を更新しなければなりません。BtoCの企業では、キャンペーンやセール情報を告知するチラシやポスターは欠かせない販促物です。特に多店舗の業態では告知内容が統一されていても店舗情報や地図情報が異なったり、キャンペーン内容も季節ごとに変更があったりと、常に新しい情報が加わると同時に、古いデータは蓄積し続けます。
また人事異動や担当者の思いがけない休暇、退職が原因でデータが散在してしまい、正しい所在がわからなくなってしまうことがあります。誤って古いデータを使ってしまう「先祖返り」が起きる原因になります。
膨大なデータ容量
デザインデータは容量が大きい画像を含むものが多く、データを軽くするなどの工夫をして保管しなければ、総容量はあっという間に膨大な量になります。
保管方法は組織によって様々で、社内共通のファイルサーバを共用したり、各部門ごとに外付けハードディスクを購入して使用したり、外部のクラウドストレージサービスを利用するなどがあります。いずれの方法でも増え続けるデータ量をコントロールできなければ、管理コストは増大し続けます。
データ管理の解決策
デザインデータ管理で生じる問題の解決策には様々な選択肢と組み合わせがありますが、前章で挙げた課題に対して有効な機能をもったツールをご紹介いたします。
課題１）種類が多すぎてデータが見つからない
探しているデータを簡単に見つけるには、検索性の高い機能を持ったツールがおすすめです。
以下のツールでは、データの名称やステータスごとに検索できたり、あらかじめお気に入り登録した画像を一覧で表示したりすることができます。検索性が高ければ、今まで探し出すために費やしていた無駄な時間を削減できます。
課題２）増え続ける古いデータ
データの最新版がすぐにわかる、バージョン管理機能を持ったツールがおすすめです。
以下のツールでは、過去に制作したデータと最新版のデータを一つの画面に並べて管理することができます。データを並べることで細かな修正点に気付きやすくなる利点があります。最新データは自動的に定位置に表示されるので、誤って古いデータを選択してしまう先祖返りを起こすリスクが下げられます。
課題３）膨大なデータ容量
容量無制限プランのあるクラウドストレージサービスがおすすめです。
以下のサービスでは複数人での共同作業はもちろん、フォルダへのアクセス権限がきめ細やかに設定できるため、ビジネスシーンに適しています。
・box
ツールを活用して属人化している業務を適切な管理体制にできれば、ヒューマンエラーのリスクを下げられます。万が一担当者が不在時にミスが発覚しても、第三者がフォローできる環境をつくることができるのです。
また組織にあわせたセキュアな管理方法を選択しましょう。データは企業のブランドであり、資産です。資産を守るために十分な脅威への備え、脆弱性対策がなされているか確認しましょう。
デザインデータ管理によって生まれる業務効率
デザインデータは主にWEB広告や印刷物に使用されます。一般的にそれぞれ異なる部署で同じデータを使用したい場合、企業の部門間でのデータ共有は弊害が多く、とにかく時間がかかることがあります。適切にデザインデータの管理ができれば、誰でもどのデータが使用できるかを即座に判断でき、共有や受け渡しに時間がかかることはありません。
例えば支社や店舗から、管理本部に急な要望が重なっても、すぐに対応できるのです。またこうした全国拠点の業態では、印刷する内容を一部だけ編集したいというニーズが増えています。従来では1つ1つ編集して相互確認が必要でしたが、「自動組版」機能を搭載したツールでは作業時間が大幅に短縮できます。自動組版とはブラウザ上でデザインの一部を編集できる機能です。
また外部の協力会社へ業務委託や情報共有を行う場合、一元管理された状態から安全にデータを受け渡しができればメールや電話のコミュニケーションの時間を削減できます。
つまり正しいデータ管理は、業務の無駄な時間を削減する、組織の「働き方改革」推進につながるのです。
組織にあった手段を選択し、統制の取れた管理体制を実現しよう
円滑な業務を推進するためのデザインデータ管理を実現するには、自社が抱える課題を正確に把握することが大切です。
